Integrando Tecnologia e IA às Pequenas e Médias Empresas

Introdução

Para pequenos empreendedores, a ideia de incorporar ferramentas tecnológicas aos seus processos operacionais é um grande desafio. Seja por questões financeiras, tempo disponível, e principalmente pouco conhecimento sobre as possibilidades que já estão disponíveis, a grande maioria utiliza muito pouco das ferramentas já disponíveis e que poderiam ajudar a expandir e controlar melhor o seu negócio e as relações com seus clientes. 

No entanto, é possível começar a utilizar essas ferramentas para impulsionar o crescimento e a eficiência dos negócios. Neste artigo, apresento um guia prático para empreendedores que desejam dar os primeiros passos nesse processo.

Passo 1: Avalie suas necessidades e objetivos

Antes de começar a implementar tecnologia em seu negócio, é importante entender quais são suas necessidades e objetivos. Identifique áreas em que a tecnologia poderia melhorar a eficiência ou a experiência do cliente, como atendimento ao cliente, gestão de estoque ou marketing.

Para ter maior sucesso na identificação das áreas de melhoria, é importante ter consciência sobre o estado atual de seu negócio e quais são os pontos fortes e fracos de sua gestão e operações do dia a dia. Por exemplo: seu negócio está com pouco movimento, seus principais clientes são parentes, amigos e pessoas que moram ou trabalham perto dele e você quer torná-lo mais conhecido e planeja executar vendas ou agendamentos por meio da internet (online); pensando no aumento de movimento, vai precisar garantir o atendimento de mais pessoas, manter os dados de seus clientes para agilizar o atendimento a pedidos, realizar um pós-venda e impulsionar a divulgação de promoções, ter um controle mais inteligente de estoque, para não deixar de atender seus novos clientes e para que não tenha perdas por baixa demanda de alguns itens, o que é muito crítico quando se trabalha com produtos perecíveis. 

O uso correto de ferramentas tecnológicas vai lhe ajudar a crescer em volume de atendimento e satisfação de seus clientes, sem ter de aumentar proporcionalmente o número de pessoas trabalhando com você, para garantir esse sucesso. 

Passo 2: Faça uma pesquisa de mercado

Pesquise as tecnologias disponíveis no mercado que atendam às suas necessidades e objetivos. Procure por soluções que sejam acessíveis e fáceis de serem implementadas, considerando o tamanho e o orçamento de seu negócio. Procure definir uma sequência de implantação de ferramentas, de acordo com o mapeamento de necessidades e pontos fortes e fracos que você identificou também os recursos financeiros, de pessoal e tempo disponíveis. Isso pode evitar que a implantação das ferramentas tecnológicas tire o foco e consuma toda a atenção que deveria estar direcionada para a execução das operações já existentes em seu negócio. 

Nesta hora, ter acesso a outros empreendedores que já estão trabalhando com ferramentas tecnológicas e que se dispõe a compartilhar suas experiências, pode ser uma grande oportunidade de ter maior acerto nas suas escolhas. 

O importante é definir o que deve ser feito, quando deve ser feito, quem irá fazer e quanto custará cada implantação. 

Passo 3: Escolha as tecnologias adequadas

Com base em sua pesquisa, e definição de prioridades, escolha as tecnologias que melhor se adequam às suas necessidades. Isso pode incluir sistemas de gestão de relacionamento com o cliente (CRM), ferramentas de automação de marketing, sistemas de gestão de estoque ou até mesmo chatbots para atendimento ao cliente. 

A tabela a seguir apresenta algumas sugestões.

Passo 4: Implemente as tecnologias escolhidas

Ao implementar as tecnologias escolhidas, é importante garantir que sua equipe esteja capacitada para utilizá-las. Ofereça treinamentos e suporte técnico para garantir uma transição suave. Não é aconselhável que seja feita a implantação de várias ferramentas simultaneamente. Além do investimento na contratação das ferramentas, haverá uma tensão de toda a equipe para se dedicar ao dia a dia do negócio e a implementação e uso das ferramentas. 

Durante um tempo, é importante manter em uso o modo atual de controle e operação, em paralelo com a utilização das novas ferramentas, até que se tenha segurança sobre o uso da ferramenta e que os dados estejam corretamente lançados e verificados. 

Passo 5: Avalie os resultados

Após a implementação das tecnologias, avalie regularmente os resultados para garantir que estão atendendo às suas expectativas. Faça ajustes conforme necessário para otimizar o uso das tecnologias em seu negócio. Os ajustes podem ser no lançamento dos dados e no uso dos relatórios e informações geradas pelas ferramentas.

Exemplo prático

Considere o caso de um restaurante que decide implementar um sistema de reservas online. Isso não apenas simplifica o processo de reserva para os clientes, mas também permite ao restaurante coletar dados valiosos sobre preferências e hábitos de consumo, que podem ser usados para personalizar ainda mais a experiência do cliente. 

Existem restaurantes que permitem que seus clientes façam suas escolhas e definam o horário que chegarão. Isso dá ao restaurante a possibilidade de planejar e executar melhor o preparo das refeições e o tempo de permanência desses clientes será, em média, menor. Isso aumenta a disponibilidade de mesas do restaurante para outros clientes e, consequentemente, aumenta o faturamento desse restaurante. 

Desafios e Considerações Finais

Um dos principais desafios para empreendedores que desejam começar a utilizar tecnologia é a falta de conhecimento e experiência nessas áreas. No entanto, com a quantidade crescente de recursos disponíveis online e uma consultoria especializada, é possível superar esses desafios e começar a colher os benefícios que essas tecnologias podem trazer para os negócios.

Conclusão

Não importa o quão tradicional seja o seu negócio, é possível começar a utilizar tecnologia para impulsionar o crescimento e a eficiência dele. Com o guia certo, os empreendedores podem dar os primeiros passos rumo a um futuro mais tecnológico e competitivo.